Kategorie: Ivo Popardowski

KRÁDEŽE A ZTRÁTY VE VÝROBĚ

prevence ztrát

Ke krádežím a ztrátám dochází ve výrobních podnicích poměrně často a je těžké je odhalovat. Jejich finanční eliminování patří k jedné z nejproblematičtějších nákladových položek. Protože přímo souvisejí se zaměstnanci, je logické, že náklady vynaložené na krádeže a ztráty je nutno snižovat efektivnějším řízením lidských zdrojů a nastavením kvalitnějších kontrolních opatření. Ke ztrátám může docházet špatným vedením záznamů, chybami při naskladňování či vyskladňování, při přebytečných skladových zásobách nebo během výrobních a logistických procesů. Ztráty a krádeže ve výrobních podnicích tak mají společného jmenovatele, kterým je samotný proces výroby v úzké provázanosti s logistickými procesy. 

Složitost výrobního procesu je obecně charakterizována některými důležitými faktory jeho věcné struktury. K nim patří zejména výrobní profil, tedy komplexní skladba zařízení včetně technických zvláštností výrobních objektů. Důležitý je i samotný výrobní program, který v sobě může zahrnovat kromě základní výroby také výrobu vedlejší – doplňkovou nebo přidruženou. Pro případ řešení krádeží a ztrát nás však musí zajímat především faktor účasti člověka ve výrobním procesu. Zejména při jeho pracovních činnostech, pohybech, úkonech a operacích, a to ve všech fázích hlavních, pomocných i obslužných procesů.

Všímavý a hlavně „nenechavý“ zaměstnanec si jistě brzy dokáže rozfázovat tu část výrobního procesu, k níž má díky svému pracovnímu zařazení nejblíže a která ho díky atraktivitě nebo hodnotě výrobku zajímá. Případně si také dokáže zjistit, které z částí výrobního procesu jsou kontrolované pouze namátkově, nebo u kterých dokonce jakékoli kontrolní mechanismy (technické, lidské, procesní) zcela absentují. Poté už mu jen stačí vymyslet, kam by výrobek nebo jeho část ukryl do doby vynesení či vyvezení z objektu. Jako modelový příklad mohu uvést letos odhalený případ dvou českých zaměstnanců, kteří v jistém rakouském podniku na zpracování masa dokázali odcizit masné produkty v přepočtu za půldruhého milionu korun.

Jak takovým ztrátám zamezit? Jednou z efektivních možností je provedení procesního auditu se zaměřením na všechna hlediska časové struktury výroby. To znamená auditovat dobu průběhu výrobku během celého výrobního procesu, vyhodnotit časovou osu směnného provozu, časový rozvrh a pracovní vytíženost zaměstnanců, využití pracovních zařízení a způsob časového průběhu dodávek součástí k výrobkům. Zohledněno by mělo být také hledisko prostorové struktury procesu výroby, přesněji řečeno skladba jednotlivých pracovišť a organizační uspořádání výrobních útvarů. Zcela komplexně a důsledně musí být auditován tok materiálu ve všech jeho rysech, zejména směru, intenzity podle množství a času, vzdálenosti, frekvence a rychlosti pohybu.

Je také nezbytné stanovit a průběžně sledovat tzv. materiálovou výtěžnost (ztrátovost, odpad) v jednotlivých mezičláncích výrobního procesu. Bývá totiž zvykem monitorovat jen výdej vstupního materiálu do výroby, potažmo celkovou výtěžnost z něho až na samém konci výrobního procesu. Málokdo se důsledně zabývá výtěžností během jednotlivých výrobních cyklů. Právě v těchto fázích může docházet k nezanedbatelným ztrátám. Tyto se po pečlivém sledování a vyhodnocení dají poměrně přesně stanovit váhovým, metrickým či procentuálním koeficientem. Pokud není ztrátovost během celého výrobního procesu monitorována, může si zaměstnanec za účelem svého osobního obohacení vytvářet významnou rezervu v podobě materiálu samotného, popřípadě jeho dílčích položek či segmentů určeného ke kompletování výrobku. Logicky k tíži výrobce, případně i na úkor konečného spotřebitele.

Zmínil jsem se také o nutnosti vyvézt „uschovaný“ výrobek z objektu. Je zřejmé, že při rozsáhlejších objemech krádeží musí „nenechavý“ zaměstnanec pracovat v úzké součinnosti minimálně s jedním pomocníkem. Ve většině případů se dalším komplicem stává pracovník logistického oddělení, případně řidič externího dopravce. Tito dokáží využít prostor svého vozidla do posledního možného volného místa. Pokud není zaveden jako nedílná součást celého výrobního procesu kvalitní systém oběhu dokladů, dá se vzhledem k objemu přepravy nebo nepřístupnosti nákladu neevidovaný výrobek objevit jen těžko. Připočítáme-li fakt, že část výrobků se může nacházet mimo kontrolovaný systém i vzhledem k reklamačním úkonům a různým dodavatelským predispozicím, je vytvářen další prostor pro kumulaci ztrát a dochází logicky i k vzniku škod vyšších, než jsou předpokládané a „tolerované“ finanční objemy k tíži výrobce. Je proto nutné směrovat audit také do procesů logistiky a procesu oběhu všech systémových dokladů. 

Je nutno si též uvědomit, že pokud nejsou výstupy z provedeného auditu důsledně realizovány v každodenní praxi, je sebelépe popsaná procedura zbytečná a zůstává na papíře v obecné rovině. Na audit musí bezprostředně navázat systémová kontrolní činnost, která logicky nesouvisí jen s činností ostrahy na vrátnici. Chyby v systémových procesech může jen těžko odhalit pracovník s nižší platovou třídou, než jakou má v mnoha případech i nekvalifikovaný dělník ve výrobě. Je tedy zřejmé, že tuto vysoce odbornou práci musí vykonávat specializovaný pracovník bezpečnostní firmy.

MANAGEMENT A JEHO ZAČLENĚNÍ DO BOJE PROTI ZTRÁTÁM     

V bezpečnostní strategii mnoha podniků je dosud pevně zakotvena představa, že prostým angažováním bezpečnostní agentury a jejich služeb dokáží eliminovat nejenom ztráty ve výrobě, ale i případné krádeže. Jsou ve většině případů přesvědčeni, že již samotný pohled na svalnaté holohlavé hromotluky v černých uniformách odradí zaměstnance od každého protiprávního jednání. Málokdy si uvědomují, že bez komplexní znalosti výroby, know-how firmy, procesních a kontrolních mechanismů je prakticky nemožné zabránit profesionálně a předem „připraveným“ ztrátám. Zloději z řad jejich zaměstnanců samozřejmě nechtějí riskovat a na rutinní kontroly jsou připraveni. Ve svém konání jsou navíc velice vynalézaví a vždy o krok popředu.

Je však nutno zdůraznit, že i manažeři mohou mít přímý vliv na ztrátovost a případné jiné nešvary na svých pracovních úsecích. Jejich nezastupitelná úloha spočívá ve striktním dodržování všech preventivních procedur. Navíc pouze oni mají nebo mohou mít přehled o vzniku ztrát v dostatečném předstihu a mohou jejich včasným nahlášením předejít ke škodám ještě většího rozsahu. Jsou také často jako jediní schopni včas přijímat a důsledně realizovat dohodnutá opatření v rámci provozu vlastních činností.     

Výkonný a provozní manažer je tedy nedílnou součástí bezpečnostního a protiztrátového managementu. Jedině provázaností procesů, efektivní vzájemnou komunikací a sdílenou odpovědností lze dojít k úspěchu. To znamená, že nejen agentura na expedici, ale celý management je parciálně zodpovědný za včasné informování a plnění bezpečnostní prevence.  

Pro odbornou sofistikovanou pomoc s reálným pozitivním dopadem na eliminaci výše zmíněných problémů však musí klient vyhledat skutečného odborníka na ztráty, a to nejlépe z řad renomovaných společností podnikajících v oblasti komerční bezpečnosti. Informace, které po něm bude odborník na bezpečnostní problematiku vyžadovat, bývají sice klientem namnoze chápány jako choulostivé, jsou však nanejvýš důležité pro zajištění účinných bezpečnostních opatření. Míra jejich poskytnutí je samozřejmě otázkou důvěry směrem k vykonavateli bezpečnostních procedur a získaných referencí o něm. 

Ivo Popardowski